Sint Jacob brengt rust, regie en financiële grip terug in de organisatie

Waar we stonden

Sint Jacob is een zorgorganisatie waar continuïteit van zorg dagelijks onder druk staat door de grote hoeveelheid flexibele inzet, de krappe arbeidsmarkt en de noodzaak om elke dag opnieuw voldoende bezetting te organiseren. Bij Sint Jacob zagen we een organisatie met ongeveer 700 medewerkers, een compacte planafdeling en, zoals bij veel zorgorganisaties, een mix van vast personeel, flex en externe bureaus. De arbeidsmarkt is krap. Overzicht en regie zijn dan geen luxe, maar een randvoorwaarde om goede zorg te kunnen blijven leveren.

Bij Sint Jacob kwamen twee bewegingen samen. Paul Verkuijlen startte als interim manager planbureau met de opdracht om rust te brengen en een ZZP-constructie af te bouwen die juridisch niet meer houdbaar was. Tegelijkertijd werkte Menno Nieuwenhuize vanuit finance aan een ander vraagstuk: hoe krijgen we weer grip op wat er daadwerkelijk betaald wordt aan externe inzet?

Wat al snel duidelijk werd, was dat deze vraagstukken niet los van elkaar te beantwoorden waren. Zonder gedeeld en betrouwbaar inzicht wordt elke verandering kwetsbaar.

Wat er speelde

Operationeel liep de planning. Dat móét ook in de zorg. Maar zodra externe bureaus meededen, werd het complex. Veel communicatie verliep via mail en telefoon, afspraken stonden verspreid en actuele informatie was niet altijd voor iedereen gelijk.

“Het brengt rust om te weten dat de informatie op je scherm realtime klopt. Je weet dat je niet dubbel aan het werk bent.” ~ Paul

Die rust ontbrak te vaak.

Aan de financiële kant zagen we iets vergelijkbaars. Facturen werden gecontroleerd op uren, maar afspraken over tarieven, ORT of reiskosten werden nauwelijks structureel getoetst. Niet uit onwil, maar omdat het simpelweg te veel losse informatiebronnen waren.

Menno benoemde het nuchter:

“Het gaat vaak om kleine verschillen. Maar als je dat overal laat lopen, loopt het uiteindelijk gewoon op.” ~ Menno

En ondertussen liep de afbouw van ZZP’ers door. Dat is geen knop die je even omzet. De zorgvraag blijft.

Wat we eraan deden

Sint Jacob is Elanza gaan inzetten als centrale schil naast het bestaande roostersysteem. Niet als vervanging, maar als verbindende laag voor alle externe inzet.

Voor de planning betekent dit één realtime overzicht. Welke diensten staan open, hoe snel reageren mensen, welk bureau levert wat. Voor finance betekent het dat afspraken vooraf worden vastgelegd en automatisch gekoppeld aan gewerkte uren.

Menno merkte dat meteen in de gesprekken met leveranciers:

“Nu kan ik met data onderbouwen wat er geleverd is en wat afgesproken was. Dan wordt het gesprek met bureaus heel anders.” ~ Menno

Minder discussie, meer feiten.

Hoe we het hebben ingericht

De implementatie verliep bewust stapsgewijs. Geen groot veranderprogramma, geen systeemvervanging. Elanza sluit aan op onze bestaande planning en groeit mee met hoe wij willen werken.

Voor planners betekent dat minder handwerk en meer overzicht. Voor finance betekent het eerder signaleren en controleren vóórdat er betaald wordt.

Dat deze combinatie werkt, zie je ook aan de schaal waarop we opereren.

“We doen dit met vier planners voor ongeveer 700 medewerkers. Elanza biedt nu juist de ruimte voor het huidige team om andere capaciteitprojecten op te gaan pakken. Dit was eerder niet denkbaar.  Dan doe je iets goed in je systemen.” ~ Paul

Wat het ons oplevert

De grootste opbrengst is niet een dashboard of een losse besparing. Het is rust. Rust in de planning, rust in de gesprekken met leveranciers en rust in de organisatie.

Open diensten blijven beter beheersbaar. Externe inzet wordt gerichter aangestuurd. Afwijkingen vallen eerder op. Dat maakt het mogelijk om vooruit te kijken in plaats van continu te reageren.

De waarde wordt misschien het duidelijkst als je het omdraait. Paul verwoordde dat treffend:

“Als Elanza zou wegvallen, dan gaan we terug naar bellen en mailen. Met het risico dat twee mensen tegelijk dezelfde dienst invullen.” ~ Paul

Dat is precies de situatie waar we niet meer naar terug willen.

Waarom dit werkt voor Sint Jacob

Elanza voegt voor Sint Jacob geen extra complexiteit toe. Het brengt samenhang tussen operatie en finance en ondersteunt hoe wij onze organisatie willen aansturen.

Het is geen los hulpmiddel. Het is onderdeel geworden van onze manier van werken.

Tot slot

In een organisatie die dag en nacht draait, gaat het niet om snelle successen of grote beloftes. Het gaat om beheersing tijdens verandering. Overzicht, regie en financiële grip zorgen ervoor dat de zorg kan blijven doorgaan, ook als de omstandigheden uitdagend zijn.

Wil je hetzelfde bereiken?

Ontdek hoe Elanza zorgorganisaties helpt om flexplanning en externe inzet beheersbaar en toekomstbestendig te organiseren.

Plan een demo met ons team →

‍