Onafhankelijke samenwerking voor zorgorganisaties met intermediairs

Inleiding

igen is een bemiddelingsbureau dat zorgprofessionals levert aan zorginstellingen door heel Nederland. Het bureau groeide in korte tijd van zes naar veertig medewerkers, opende vestigingen in Amsterdam, Utrecht, Den Haag en Rotterdam en werkt inmiddels samen met zo’n veertig zorgorganisaties. Om die groei te ondersteunen bouwt igen een eigen plansysteem. En om snel te kunnen schakelen met zorginstellingen koppelt igen dat systeem aan Elanza. Elanza helpt daarmee zorgorganisaties realtime en snel te kunnen samenwerken met hun externe bureaus. Daardoor verdwenen handmatige stappen uit het proces en kunnen zorgverleners zicht direct aanmelden op nieuwe diensten.

‍‍

Waar we stonden

Zonder koppelingen tussen systemen moesten diensten handmatig worden overgenomen. Een dienst uit Elanza moest in het eigen plansysteem worden gezet om zorgverleners te notificeren en facturatie mogelijk te maken. Bij een paar diensten per dag is dat te overzien. Bij honderden diensten per week wordt het foutgevoelig en traag.

Jens Driessen, Vestigingsmanager, igen Zorg “Zonder koppeling is het veel te foutgevoelig. Een dienst vanuit Elanza moet in ons plansysteem toegevoegd worden. Dat betekent kopiëren en plakken, en daar ben je ontzettend veel tijd aan kwijt.”

‍

Dat handwerk zorgde niet alleen voor tijdverlies, maar ook voor fouten. Een begintijd die net anders staat. Een pauze die niet goed wordt overgenomen. Een locatie die verkeerd wordt ingevuld. En richting zorgverleners ontstond vertraging: soms reageert een medewerker op een dienst die inmiddels al was ingevuld. Jens vertelt: “Vaak wordt er toch een fout gemaakt. Een pauze staat niet goed, een begintijd staat fout of een locatie klopt niet. Omdat het allemaal handmatig werk is.”

‍

Wat er speelde

Diensten overnemen, wijzigingen bijhouden, medewerkers handmatig op de hoogte brengen. Dat ging ten koste van waar het werk eigenlijk om draait: het contact met zorginstellingen en zorgverleners. Maar het probleem raakt niet alleen het bureau. Ook voor zorginstellingen heeft traag en foutgevoelig schakelen directe gevolgen. Openstaande diensten blijven langer openstaan, planners op de werkvloer moeten extra bellen en mailen om bevestiging te krijgen, en soms staat een medewerker voor de deur die nergens op het rooster verschijnt. Zonder koppeling werden nieuwe zorgverleners handmatig aangemeld: gegevens per mail, invoer in het systeem, een ECD-account aanmaken. Bij diensten in het weekend of de avond was dat simpelweg niet mogelijk, waardoor er met dummy-accounts werd gewerkt. Dat brengt risico's met zich mee voor de registratie en de patiëntveiligheid.

Amber Driessen, accountmanager bij igen Zorg, werkte eerst met klanten zonder koppeling. Daar liep ze continu tegen hetzelfde aan: diensten die niet doorkwamen, dubbel geplande tijdelijke zorgverleners en medewerkers die niet wisten of ze nog moesten komen.

“Dan had ik iemand, maar dan was de dienst eigenlijk al ingevuld. Of de dienst was ingetrokken en dan moest alles weer teruggetrokken worden. Dat kostte heel veel tijd.” — Amber Driessen, Accountmanager, igen Zorg

‍

Buiten kantooruren was het nog lastiger. Planners konden geen diensten toewijzen in het weekend, omdat de administratieve afhandeling bij de zorginstelling pas op maandag kon plaatsvinden. Medewerkers werkten soms diensten die nergens op een rooster stonden. Jens legt uit: "Het was vergeten, medewerkers kregen niet betaald, of ze kwamen bij de opdrachtgever aankloppen en kregen te horen: je staat niet op het rooster.”

‍

‍

Wat we eraan deden

igen Zorg koppelde hun eigen plansysteem aan Elanza via een API-integratie. Diensten worden daardoor automatisch gesynchroniseerd tussen het systeem van de zorginstelling, Elanza en het systeem van igen. Het resultaat: diensten zijn vrijwel direct zichtbaar voor medewerkers.

“Een dienst wordt bij de zorginstelling geplaatst, gaat naar Elanza en staat binnen ongeveer een minuut in de app van onze medewerkers.” — Jens Driessen

‍

De implementatie verliep snel. Waar koppelingen met andere systemen soms een maand kosten, stond de Elanza-koppeling binnen een week.

“Het ging echt bliksemsnel. De documentatie was duidelijk en de begeleiding was snel. Bij andere systemen zijn we soms een maand bezig met een koppeling. Deze stond binnen een week.” — Jens Driessen

‍

Hoe we het hebben ingericht

Elanza fungeert als verbindende laag tussen het planningssysteem van de zorginstelling en het eigen systeem van igen. Geen vervanging van bestaande systemen, maar een gebruikersvriendelijke integratie mogelijkheid die zorgt dat informatie realtime beschikbaar wordt voor jou als intermediair. Voor planners betekent dat: minder handwerk, minder fouten en meer overzicht. Voor zorgverleners: sneller weten waar ze aan toe zijn. En voor igen als organisatie: de mogelijkheid om 24/7 door te plannen, ook buiten kantooruren.

“Onze planners werken 24/7. Als er ’s avonds een afmelding komt voor morgenochtend, kunnen we door de koppeling nog iemand inzetten. Er is geen administratieve handeling meer nodig.” — Jens Driessen

‍

Wat het oplevert

De grootste verandering zit niet in snelheid alleen. Het zit in wat planners met hun tijd doen. Minder administratie betekent meer ruimte voor het contact met zorginstellingen en zorgverleners. We kunnen zorginstellingen sneller helpen, wat rust creëert bij flexmanagers, planners en vaste teams binnen de zorginstellingen.

“Toen ik met Sint Jacob ging werken was het echt een verademing. Je keurt iemand goed en het staat meteen in de app.” — Amber Driessen, Accountmanager, igen

‍

Amber kan nu meer aandacht geven aan de relatie met de klant en met de medewerker, in plaats van uren bezig te zijn met diensten verwerken. En zorgverleners hebben eerder duidelijkheid over hun inzet.

“Het gaat nu om seconden in plaats van minuten of uren. Een dienst staat meteen in het rooster van de medewerker.” — Jens Driessen

‍

Voor igen als organisatie levert de automatisering ook commerciële slagkracht op. Sneller schakelen betekent meer diensten invullen, met minder mensen op administratie. Jens: “ Mijn collega's zoals Amber krijgen er veel meer energie van om een relatie met de klant en met de medewerker hoog te houden, in plaats van drie of vier uur administratief diensten te verwerken.”

‍

Waarom dit werkt voor igen Zorg

Elanza voegt voor igen geen extra complexiteit toe. Het neemt juist complexiteit weg. Doordat het platform als verbindende laag functioneert tussen zorginstellingen en bureaus, hoeft igen niet voor elk systeem een aparte werkwijze te ontwikkelen. Het systeem is stabiel; de koppeling staat en wijzigingen zijn zeldzaam. Precies wat een snelgroeiende organisatie nodig heeft: een fundament dat meebeweegt zonder extra onderhoud.

“Bij Elanza kan je het op één hand tellen wat we in een jaar tijd aan veranderingen hebben moeten doen. Nergens gaat het zo goed als met Elanza. Dat mag ook gezegd worden.” Voor Jens is de conclusie helder: automatisering is geen luxe, maar een noodzaak. Niet alleen voor bureaus, maar voor de hele zorg. “De zorg moet moderniseren. Dit soort automatiseringen zorgt ervoor dat er veel meer tijd zit in medewerkers, in de zorgbehoefte, in de cliënt. Lekker automatiseren, want dat helpt de hele zorg vooruit.”

‍

Wil je hetzelfde bereiken?

Ontdek hoe Elanza zorgorganisaties helpt om flexplanning en externe inzet beheersbaar en toekomstbestendig te organiseren.

Plan een demo met ons team →

‍

Wil jij als intermediair ook een koppeling met Elanza? ‍

Neem contact met ons op. Of bekijk hier alvast het stappenplan voor de koppeling.